Les justiciables qui fréquentent régulièrement le Tribunal de Première Instance de Ngaoundéré sont familiers à cette image qui frappe tout premier venu. On voit au fond de la salle d’audience un amas de documents délabrés, disposés juste derrière le perchoir du siège du président du tribunal. Une image triste et affligeante que renvoi la juridiction à ses usagers.
De quoi faire réfléchir plus d’un sur le traitement des archives dans nos administrations.
« Ce n’est vraiment pas présentable. Ce n’est pas beau à voir et on découvre clairement à quel point ils n’accordent pas d’importance à ces documents, je crois qu’il serait judicieux d’avoir un service d’archivage au sein de cette juridiction qui pourra vraiment s’en occuper afin de mieux conserver ces documents »,
confie un justiciable rencontré sur place qui a requis l’anonymat.
Du côté du service du Greffe de cette institution judiciaire, le personnel a instruction de garder le silence sur le sujet. Au bureau du greffier en chef, le local est meublé des casiers et étagères où sont entreposés des documents sans doute récents au vue de l’état de propreté qui y règne.
« Les copies des décisions, arrêts et procès-verbaux sont remis aux parties. Si non, les documents sont classés et conservés durablement dans des recueils et supports physiques en attendant lorsque la numérisation des archives sera effective. Les personnes non autorisées n’ont pas accès à ces documents. Les délais de conservation varient selon les types d’affaires. Le classement et déclassement de ces documents se fait par périodicité allant de 5 à 30 ans »,
nous renseigne un personnel de ce service.
On peut deviner que les documents qui se retrouvent dans le dépôt d’archive de circonstance situé à la salle d’audience disposé sans aucune protection, à la merci des effets nuisibles, de poussière, d’humidité et de l’exposition au soleil, a eu une durée de vie de 5 ans environ. Si l’on en croit les avis émis par certains experts dans le domaine, le tri, la conservation et la valorisation des archives des juridictions participent à la compréhension du présent et de l’histoire. D’où la nécessité d’offrir à ces documents un environnement idéal pour la garantie d’une durée de vie suffisante.
